Cum să înveți Excel- Ghidul tău în învățarea Excelului

La ce se folosește Excel?

Analiza Excel este omniprezentă în întreaga lume și este folosită de companii de toate dimensiunile pentru a efectua analize financiare. Astfel că, Excel este utilizat de specialiști în marketing, contabili, analiști de date și alți profesioniști. El face parte din suita de produse Microsoft Office.

Cunoștințe de bază în Excel pe care ar trebui să le ai

Cu toate că acest program este destul de intuitiv pentru cineva care folosește calculatorul zilnic, deoarece multe dintre funcționalități și shortcut-uri se regăsesc în majoritatea programelor Microsoft, îți prezentăm cunoștințele de bază pe care ar trebui să le ai în utilizarea Excel:

Cu toate că acest program este destul de intuitiv pentru cineva care folosește calculatorul zilnic, deoarece multe dintre funcționalități și shortcut-uri se regăsesc în majoritatea programelor Microsoft, îți prezentăm cunoștințele de bază pe care ar trebui să le ai în utilizarea Excel:

• Stăpânirea shortcut-urilor (comenzilor rapide)
• Importarea datelor de pe un site web
• Filtrarea unor rezultate
• Calcularea sumelor
• Corectarea și completarea automată
• Afișarea formulelor
• Gestionarea aspectului paginii

Stăpânirea shortcut-urilor în Excel

• Începe cu Bazele: Familiarizează-te cu cele mai frecvente și utile shortcuturi, cum ar fi:

• Ctrl+C: Copiază
• Ctrl+V: Lipește
• Ctrl+Z: Anulează
• Ctrl+S: Salvează
• Exersează zilnic: La fel ca orice abilitate, practica te ajută să stăpânești mai bine ceea ce înveți. Încearcă să folosești doar tastatura pentru anumite sarcini, evitând mouse-ul. Învață Excel pas cu pas și acordă-i timp pentru a aprofunda.
• Sticky notes: Scrie combinațiile de taste pe sticky notes și lipește-le pe marginea monitorului. Acest lucru îți va aminti să le folosești.
• Creează o Listă: Afișează o listă cu cele mai utile combinații de taste și plaseaz-o într-un loc vizibil, cum ar fi lângă computer.
• Revizuiește și Repetă: Ca în cazul oricărei informații, repetiția ajută la consolidarea memoriei. Revizuiește periodic lista ta de shortcuturi.
• Personalizează-ți Shortcuturile: Excel îți permite să creezi propriile combinații de taste pentru sarcini specifice. Personalizarea îți poate face munca și mai rapidă și eficientă.

Importarea datelor de pe un site web în Excel

Importarea datelor de pe un site web în Excel este un proces util, mai ales atunci când dorești să analizezi sau să lucrezi cu aceste date într-un format structurat. Iată pașii și sfaturile pentru a învăța această procedură:

• Înțelege ce este Web Scraping: Înainte de a începe, e bine să înțelegi ce este „web scraping” și ce implică el. Este procesul de extragere a datelor din paginile web.
• Verifică Site-ul: Asigură-te că site-ul de pe care dorești să extragi date permite acest lucru. Unele site-uri au restricții legate de scraping în termenii și condițiile lor.
• Deschide Excel: Dacă folosești Excel 2016 sau o versiune ulterioară, ai acces la funcția „Date de pe Web”. 
• Curățarea și Organizarea Datelor: Odată ce datele sunt importate, s-ar putea să fie nevoie să le cureți sau să le organizezi într-un format mai prietenos. Utilizează instrumentele de filtrare și sortare ale Excel pentru aceasta.
• Actualizează Datele: Dacă site-ul web se actualizează frecvent, poți seta Excel să actualizeze datele la intervale regulate.
• Învață Despre Power Query: Pentru operații avansate de import și transformare a datelor, Power Query (integrat în Excel) este un instrument puternic. Aprofundează-ți cunoștințele în această zonă dacă dorești să realizezi operații mai complexe cu datele importate.
• Curs de Excel: Învață Excel rapid apelând la un curs online care se axează în special pe practică. Astfel, această modalitate îți va oferi o înțelegere mai aprofundată și tehnici avansate.

Filtrarea unor rezultate în Excel

Filtrarea este o tehnică esențială în Excel care te ajută să vizualizezi doar anumite rânduri dintr-o listă sau dintr-un tabel, pe baza unor criterii pe care le alegi. Iată pașii pe care îi poți urma pentru a învăța să lucrezi în Excel:

1. Pregătirea datelor: Asigură-te că datele tale sunt organizate într-o listă sau într-un tabel structurat, cu fiecare coloană având un antet clar.
2. Activați filtrarea:

• Selectează celula în care se află unul dintre antetele tabelului sau selectează întregul set de date.
• Mergi la fila „Date” în banda de opțiuni.
• Apasă pe butonul „Filtru”

3. Aplicarea filtrului:

• După activarea filtrului, în fiecare celulă de antet vei vedea o săgeată în jos.
• Fă clic pe săgeata respectivă pentru coloana pe care vrei să o filtrezi.
• Se va deschide un meniu drop-down cu opțiunile de filtrare.
• Selectează valoarea sau valorile pe care dorești să le filtrezi. 

4. Filtrarea avansată:

• În meniul drop-down al filtrului, poți alege și „Filtre Text”, „Filtre Număr” sau „Filtre Dată” (în funcție de tipul de date din coloană) pentru a accesa opțiuni de filtrare mai avansate, cum ar fi „începe cu”, „se termină cu”, „mai mare decât”, „mai mic decât” etc.

5. Înlăturarea filtrului:

• Dacă dorești să revii la vizualizarea tuturor datelor, fă clic pe săgeata din coloana filtrată și selectează „Șterge filtru” sau apasă din nou pe butonul „Filtru” din fila „Date”.

Calcularea sumelor în Excel

Calcularea sumelor este una dintre cele mai de bază și esențiale funcții în Excel. Dacă vrei să devii expert în Excel, iată pașii pe care îi poți urma pentru a învăța cum să calculezi sumele:

1. Pregătirea datelor:

• Asigură-te că ai un set de date numeric introdus într-o coloană sau într-un rând.

2. Utilizarea butonului AutoSum:

• Plasează cursorul în celula unde dorești să apară suma.
• Mergi la fila „Formule” în banda de opțiuni.
• Apasă pe butonul „AutoSum” (simbolul sigma Σ).
• Excel va selecta automat celulele adiacente cu valori. Dacă selecția nu este corectă, poți ajusta manual intervalul de celule.
• Apasă Enter.

3. Utilizarea funcției SUM manual:

• Plasează cursorul în celula unde dorești să apară suma.
• Scrie formula: =SUM( și apoi selectează intervalul de celule pe care vrei să le aduni. De exemplu: =SUM(A1:A10).
• Apasă Enter.

4. Suma mai multor intervale:

• Poți aduna mai multe intervale de celule în aceeași formulă. De exemplu: =SUM(A1:A10, C1:C10).

 Corectarea și completarea automată

Corectarea și completarea automată în Excel sunt funcții care facilitează introducerea și editarea datelor. Acestea economisesc timp și reduc șansa de eroare. Iată cum funcționează acestea și cum le poți folosi:

• Completarea automată (AutoFill):
  • Permiteți completarea rapidă a datelor într-o serie, cum ar fi zilele săptămânii, luni, numere consecutive etc.
  • Introduceți un element sau două din serie (de exemplu, „Luni” și „Marți”).
  • Selectați celulele pe care le-ați completat.
  • Treceți cursorul peste colțul din dreapta jos al selecției (unde apare un pătrat mic, numit „mâner de completare”).
  • Trageți mânerul de completare în direcția în care doriți să continuați seria și Excel va completa restul seriilor.
• Completare automată pentru valori anterioare:
  • Atunci când începeți să tastați într-o celulă, Excel va sugera uneori completări pe baza valorilor anterioare introduse în aceeași coloană.
  • Pentru a accepta sugestia, pur și simplu apăsați „Enter”.
• Corectarea automată:
  • Excel are o funcție de corectare automată care corectează automat greșelile comune de ortografie sau de tastare pe măsură ce le introduceți. De exemplu, dacă scrieți „hte”, Excel îl va corecta automat în „the”.
  • Pentru a gestiona setările de corectare automată, mergeți la „Fișier” (sau „Office Button” în versiunile mai vechi) > „Opțiuni” > „Verificare” > „Opțiuni de corectare automată”.
• Verificarea ortografică:
  • Chiar dacă Excel are corectare automată, este totuși o idee bună să efectuați o verificare ortografică a foii dvs. de calcul înainte de a o finaliza.
  • Mergeți la „Revizuire” în banda de opțiuni și selectați „Ortografie”. Excel va verifica foaia de calcul pentru erori de ortografie și vă va oferi sugestii pentru corectare.
• Completare automată personalizată:
  • Dacă aveți anumite date sau serii pe care le utilizați frecvent, puteți să le adăugați la listele personalizate în Excel, astfel încât acestea să poată fi completate automat.
  • Mergeți la „Fișier” > „Opțiuni” > „Avansat” și căutați „Liste personalizate”. Aici puteți adăuga sau edita propriile serii pentru a fi folosite cu funcția AutoFill.

Afișarea formulelor în Excel

Afișarea formulelor într-o foaie de lucru Excel poate fi utilă dacă doriți să verificați sau să analizați formulele fără a vedea rezultatele lor calculate. Iată cum puteți afișa formulele în Excel:

• Utilizarea tastei de scurtătură:
  • Apăsați simultan Ctrl + ~ (tasta de deasupra Tab pe majoritatea tastaturilor). Apăsând din nou aceeași combinație de taste, veți reveni la modul normal de vizualizare.
• Prin meniul de opțiuni:
  • Mergi la fila „Formule” în banda de opțiuni.
  • În grupul „Verificare formule”, faceți clic pe „Afișare formule”. Pentru a reveni la modul normal, faceți clic din nou pe „Afișare formule”.
• Prin Opțiunile Excel:
  • Mergi la „Fișier” sau „Butonul Office” (în versiunile mai vechi).
  • Selectați „Opțiuni” sau „Opțiuni Excel”.
  • În fereastra „Opțiuni Excel”, mergeți la categoria „Avansat”.
  • Sub secțiunea „Afișare opțiuni pentru această carte de lucru”, bifați căsuța „Afișare formule în celule în loc de valorile lor calculate”. Pentru a dezactiva această opțiune, debifați căsuța.

Gestionarea aspectului paginii

• Accesați Vizualizarea Aspect Pagină:
  • Puteți accesa această vizualizare făcând clic pe „Vizualizare” în banda de opțiuni și apoi selectând „Aspect Pagină”. Aceasta vă permite să vedeți exact cum va arăta documentul când este imprimat.
• Setări pentru Margini, Orientare și Dimensiune:
  • În fila „Aspect pagină” din banda de opțiuni, puteți ajusta: Marginile (Selectați dintre opțiunile predefinite sau faceți clic pe „Margini personalizate” pentru a specifica dimensiunile dorite.), orientarea (Alegeți între „Portret” și „Peisaj” în funcție de cum doriți să fie orientată pagina.); dimensiunea (Selectați dimensiunea dorită a hârtiei, de exemplu A4, A3, Letter etc.)

• Zonă de imprimare:
  • Dacă doriți să imprimați doar o anumită zonă din foaia dvs. de lucru, selectați acea zonă, apoi faceți clic pe „Aspect pagină” > „Zonă de imprimare” > „Setare zonă de imprimare”.
• Linii de grilă și antete:
  • Dacă doriți să imprimați și liniile de grilă sau antetul și subsolul:
    • Pentru liniile de grilă, bifați opțiunea „Imprimare linii de grilă” în grupul „Aranjament foaie”.
    • Pentru antet și subsol, faceți clic pe „Antet/Subsol” și selectați unul dintre antetele/subsolurile predefinite sau creați unul personalizat.
• Dacă doriți să ajustați la o anumită pagină:
  • Dacă aveți o foaie de lucru mare și doriți să o încadrați într-o singură pagină sau într-un număr specific de pagini, puteți utiliza opțiunea „Ajustare” în grupul „Aranjament foaie”. De aici, puteți specifica numărul de pagini pe lățime și pe înălțime.

Importanța Excelului în Business

Excel este esențial în afaceri datorită capacității sale de a analiza și interpreta rapid mari volume de date, oferind flexibilitate în crearea de modele și rapoarte adaptate nevoilor specifice. Este un instrument indispensabil pentru planificarea financiară, contabilitate și generarea de rapoarte vizuale, integrându-se perfect cu alte aplicații și facilitând colaborarea în timp real. Cu o interfață prietenoasă și funcționalități avansate, Excel adaugă valoare la aproape orice domeniu al unei afaceri.

Cum să înveți Excel cu ajutorul unui curs NewTech

Învață Excel cu NewTech Academy! La noi, primele lecții basic pentru începători sunt gratuite, le găsești direct pe site. Există 17 lecții de Excel, de câteva minute fiecare, în care trainerul nostru Adela cu ani de experiență în domeniul Excel te învață lucruri de bază legate de acest software.

Cursul Excel este atât pentru începători, cât și pentru avansați. Dacă vrei să începi de la zero, inițial vei primi un curs video înregistrat în care trainerul Adela îți va prezenta funcționalitățile de bază ale Excelului, te va învăța să creezi tabele, să formatezi date și să faci calcule simple. După ce vei dobândi cunoștințele de bază, vei participa la lecțiile live & online împreună cu alți cursanți. Așa că, dacă ești în căutarea unui curs Excel intermediar sau curs Excel avansat, venim în ajutorul tău.

Curs Excel Gratuit – Ce înveți

Cursul de Excel Gratuit de la NewTech este divizat în 16 videoclipuri a câte 3-4 minute fiecare, în care se tratează topicuri basic legate de Excel. Cu puțină atenție și exercițiu, poți învăța Excel singur. Așadar, în cadrul lecțiilor înveți: 

• cum să creezi un workbook în Excel
• cum să formatezi celule
• diverse shortcuturi
• tipuri de date în Excel
• cum să utilizezi chart-urile în Excel
• cum să lucrezi cu formule în Excel, etc